Scegliere un sistema di revenue management (RMS) è una delle decisioni tecnologiche più importanti che i responsabili del revenue possano prendere.
Farlo bene significa sbloccare precisione tariffaria, previsioni più accurate e una maggiore capacità di risposta in tempo reale al mercato.
Farlo male, invece, comporta rischi come integrazioni macchinose, zone d’ombra nella gestione delle tariffe e una scarsa adozione da parte del team.
Ma come valutare le opzioni in modo oggettivo e allineato agli obiettivi del tuo hotel?
La risposta: avere un solido processo di request for proposal (RFP).
Per aiutarti a gestire questa decisione complessa, abbiamo creato una guida passo passo all’RFP, completa di modelli e strumenti per rendere il processo più semplice ed efficiente.
Cos'è un RFP?
Un RFP è un processo strutturato che consente agli hotel di valutare i fornitori in modo equo, coerente e basato sui dati.
In termini semplici, un RFP definisce i requisiti della tua azienda e invita i fornitori a rispondere spiegando come possono soddisfarli. Si tratta di un questionario articolato in più fasi che raccoglie informazioni da più fornitori in competizione, seguito da una valutazione metodica.
Perché non dovresti saltare il processo RFP?
Con decine di fornitori di RMS che propongono diversi modelli di prezzo, set di funzionalità e livelli di supporto, affidarsi a presentazioni commerciali o a ricerche superficiali porta spesso a scelte costose e poco allineate.
Un processo RFP strutturato ti aiuta a:
- Definire ciò che è essenziale ed evitare funzionalità irrilevanti ma appariscenti. Senza requisiti chiari è facile lasciarsi distrarre da funzioni superflue. Un RFP ti obbliga a distinguere tra must-have, nice-to-have e non negoziabili.
- Coinvolgere subito le persone giuste. Dai revenue manager all’IT e alle operations, il coinvolgimento precoce degli stakeholder garantisce maggiore adozione e un’implementazione più fluida.
- Creare un sistema di punteggio chiaro per confrontare i fornitori. Una matrice di valutazione ti permette di giudicare i vendor in base ai fatti, non alle presentazioni, riducendo il rischio di bias o affaticamento decisionale.
- Evitare costi nascosti e problemi di integrazione. L’RFP ti dà l’opportunità di porre domande dettagliate su modelli di prezzo, supporto, integrazioni e scalabilità, prevenendo sorprese che potrebbero compromettere il progetto.
- Allineare le scelte tecnologiche agli obiettivi aziendali. In definitiva, ti costringe a ragionare in ottica strategica: come l’RMS può supportare i tuoi obiettivi, che si tratti di aumentare il RevPAR, ridurre il lavoro manuale o migliorare l’accuratezza delle previsioni.
6 passi per un processo di RFP efficace nella scelta di un RMS
Ecco un quadro semplice ma efficace per guidare il processo di selezione:
1. Valuta il setup attuale
Analizza cosa funziona e cosa no. Identifica lacune di integrazione, inefficienze operative e funzionalità mancanti nel tuo RMS attuale (o nel setup manuale).
2. Definisci i requisiti
Raggruppa le funzionalità in categorie: must-have, should-have e could-have. Considera l’integrazione con il PMS, la scalabilità, la gestione dei prezzi per segmento, le capacità di forecasting e il livello di supporto.
3. Costruisci il questionario RFP
Poni domande mirate che vadano oltre al semplice “avete questa funzione?”. Concentrati su come funziona, come viene supportata e come il fornitore misura il successo.
Usa il nostro modello di domande RFP editabile.
4. Selezionare i fornitori e distribuirli
Identifica 5–8 fornitori tramite piattaforme come HotelTechReport o referenze del settore. Invia l’RFP, concedi tempo per rispondere ed essere disponibile a chiarimenti.
5. Valuta e confronta
Usa un sistema di punteggio ponderato per valutare le risposte. Assegna un punteggio da 0 a 5, attribuisci pesi in base all’importanza e calcola i totali.
Utilizzate la nostra matrice di confronto RMS.
6. Selezione finale e piano di implementazione
Invita i fornitori con punteggio più alto a fare demo, coinvolgi il tuo team interno e finalizza la scelta. Le risposte all’RFP saranno la base per onboarding, KPI e termini contrattuali.
Esempio di processo RFP: I risultati
Un gruppo alberghiero con 6 proprietà di lusso in Europa cercava un RMS capace di automatizzare la tariffazione dinamica su più regioni e integrarsi con il PMS.
Con un processo RFP strutturato:
- Ha selezionato 6 fornitori nella shortlist.
- Ha utilizzato una matrice di valutazione ponderata per classificarli.
- Ha scelto la soluzione con il miglior equilibrio tra funzionalità, integrazione e scalabilità futura.
Il risultato? In sei mesi sono passati da aggiornamenti manuali delle tariffe a una gestione dinamica e ottimizzata, grazie alla scelta del partner giusto, non della soluzione più appariscente.
Perché il processo RFP è più importante che mai
Scegliere un RMS non è solo una decisione tecnologica: è una scelta che può definire la strategia commerciale, la redditività e il successo a lungo termine del tuo hotel.
Senza un RFP chiaro e strutturato, gli hotel rischiano di pagare troppo per funzionalità inutilizzate, implementare sistemi poco adottati dai team o affrontare costosi problemi di integrazione che rallentano o bloccano il progetto.
Seguire un processo RFP può sembrare un lavoro extra nel breve periodo, ma nel lungo termine fa risparmiare tempo, denaro e frustrazioni.
Garantisce che il sistema scelto non solo risponda alle esigenze attuali, ma supporti anche la crescita futura e la tua strategia di revenue in continua evoluzione.
La nostra RMS RFP Toolkit
È proprio per questo che abbiamo creato il toolkit RMS RFP: per aiutarti a ridurre la complessità e prendere una decisione sicura.
Il toolkit include:
- un questionario RFP editabile,
- una matrice di confronto fornitori,
- una guida passo passo per accompagnarti in tutto il processo.
👉 Se vuoi che la scelta del tuo prossimo RMS sia informata, strategica e senza stress, scarica subito il toolkit completo.