La stagione delle feste si avvicina rapidamente. Il calendario degli spazi eventi si sta riempiendo: i pacchetti per le feste natalizie sono online, i menù sono definiti e il team commerciale spinge sulle promozioni.
Ma ecco il punto: Solo perché il tuo spazio eventi è prenotato non significa che sia davvero profittevole.
Molti hotel commettono l’errore di equiparare un calendario pieno a buone performance finanziarie. La realtà è che occupato non significa necessariamente redditizio.
La vera domanda è: gli spazi sono prenotati con il giusto tipo di business, al giusto valore, e stai misurando correttamente quel valore?
Per massimizzare i ricavi in questa stagione (e oltre), gli hotel devono andare oltre il volume e iniziare a ottimizzare il rendimento. Ecco come.
1. Considerare il valore totale del gruppo
Non tutti gli eventi generano lo stesso valore.
Un pranzo di Natale di martedì per 30 persone può sembrare positivo, ma se sostituisce un evento aziendale di sabato con 40 pernottamenti, prenotazioni in spa e un pacchetto cena premium, stai probabilmente lasciando molto denaro sul tavolo.
L’errore più comune?
Valutare la performance dell’evento isolatamente, senza considerare il potenziale di ricavo complessivo della proprietà.
Per prendere decisioni strategiche, specialmente nei periodi di alta domanda, serve visibilità sull’impatto finanziario totale legato a una prenotazione.
È qui che entra in gioco il concetto di valore totale del gruppo.
Questo include non solo l’affitto della sala, ma anche:
- Ricavi da camere
- Spesa F&B (banchetti, bar, add-on)
- Servizi accessori (spa, parcheggio, attività)
- Potenziale business futuro (contratti ricorrenti, loyalty)
Con questo approccio, non solo aumenti i ricavi complessivi, ma prendi decisioni più intelligenti sull’allocazione degli spazi e sulla strategia di pricing.
2. Eseguire un’analisi di sostituzione (displacement analysis)
La displacement analysis risponde a una domanda cruciale: se accettiamo questo evento, cosa stiamo rinunciando?
Dire sì al gruppo sbagliato può significare rifiutare business molto più profittevoli.
Chiediti:
- Qual è il ricavo totale generato dall’evento su tutti i reparti?
- Quale potenziale ricavo andrebbe perso accettando questa prenotazione?
- Quale booking porta più profitto per metro quadro (RevPASM)?
3. La velocità è denaro
Durante l’alta stagione la domanda è volatile. Una risposta lenta può significare perdere una prenotazione ad alto valore a favore di un competitor più rapido.
La soluzione? Un motore di prenotazione integrato che permetta al team di:
- Fare preventivi rapidi con disponibilità in tempo reale
- Evitare doppie prenotazioni e incomprensioni
- Offrire prezzi dinamici in base alla domanda
Velocità e precisione nel processo di quoting fanno la differenza tra una sala eventi piena e un’opportunità mancata.
4. Allineare il team verso gli stessi obiettivi
Una sala eventi piena non è una vittoria se i team sales, banqueting e revenue non sono allineati.
La mancanza di coordinamento porta a:
- Prezzi troppo bassi
- Occasioni di upselling mancate
- Priorità in conflitto
Al contrario, sistemi connessi e KPI condivisi permettono di:
- Collaborare su pricing e allocazione spazi
- Prendere decisioni rapide e informate
- Ottimizzare ogni evento sia per l’esperienza ospite che per la profittabilità
La tecnologia come vantaggio competitivo
Implementare soluzioni come OpenSpace, il tool di Duetto per l’ottimizzazione degli spazi eventi, consente di:
- Automatizzare preventivi e decisioni di pricing
- Visualizzare e gestire la disponibilità in tempo reale
- Migliorare la collaborazione tra vendite, revenue e catering
Caso reale: Atrium Hotel Mainz
Con OpenSpace, l’Atrium Hotel Mainz ha ottenuto un incremento medio del 22% nel RevPASM. Grazie a una strategia di pricing giornaliera, l’hotel ha catturato più ricavi anche in presenza di una domanda altalenante.
Non limitarti a sopravvivere alla stagione delle feste
Le festività non devono significare solo “restare occupati”: sono un’opportunità per ripensare il ruolo degli spazi eventi come driver di ricavi.
Con la giusta strategia e gli strumenti adeguati, ogni evento può trasformarsi in un asset ad alte performance – non solo a dicembre, ma tutto l’anno.
OpenSpace aiuta gli hotel a passare da “prenotato” a “ottimizzato”, connettendo spazi, dati e decisioni.
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