Choisir un système de gestion des revenus (RMS) est l’une des décisions technologiques les plus stratégiques pour un directeur revenue.
Bien choisi, il vous permet d’affiner vos prix, d’améliorer vos prévisions et de réagir en temps réel aux évolutions du marché.
Mal choisi, vous risquez des intégrations bancales, des zones d’ombre dans votre stratégie tarifaire et une faible adoption par vos équipes.
Alors, comment comparer vos options de manière objective et alignée sur vos objectifs commerciaux ?
La réponse : mettre en place un vrai processus d’appel d’offres (RFP).
Pour vous aider à naviguer dans cette décision complexe, nous avons préparé un guide pas à pas, accompagné de modèles prêts à l’emploi pour simplifier et accélérer le processus.
C’est quoi un RFP ?
Un RFP est un processus structuré qui permet d’évaluer les fournisseurs de manière équitable, cohérente et basée sur des données.
En clair, il s’agit de définir vos besoins et de demander aux prestataires d’expliquer comment ils y répondent. Concrètement, c’est un questionnaire détaillé envoyé à plusieurs fournisseurs, suivi d’une évaluation méthodique des réponses.
Pourquoi ne pas zapper le RFP ?
Avec des dizaines de fournisseurs RMS proposant des modèles tarifaires, des fonctionnalités et des niveaux de support différents, se baser uniquement sur des présentations commerciales est risqué.
Un RFP bien mené vous aide à :
- Définir vos priorités et éviter les fonctionnalités séduisantes mais inutiles.
- Impliquer les bons interlocuteurs dès le départ (revenue managers, IT, opérations…) pour assurer une meilleure adoption.
- Mettre en place une grille de notation claire pour comparer objectivement les prestataires, au-delà du discours commercial.
- Anticiper les coûts cachés et les défis d’intégration en posant les bonnes questions dès le début.
- Aligner vos choix technologiques sur vos objectifs business, qu’il s’agisse d’augmenter le RevPAR, de réduire les tâches manuelles ou d’améliorer la précision des prévisions.ucing manual work, or improving forecasting accuracy.
6 étapes pour un RFP réussi
Voici une méthodologie simple et efficace pour choisir le bon RMS :
1. Analysez votre situation actuelle
Repérez ce qui fonctionne, ce qui bloque, et les fonctionnalités qui manquent dans votre RMS actuel (ou votre gestion manuelle).
2. Définissez vos besoins
Classez vos critères en “indispensables”, “souhaitables” et “optionnels”.
Pensez à l’intégration avec votre PMS, la scalabilité, la tarification par segment, les capacités de prévision et le support.
3. Construisez votre questionnaire RFP
Posez des questions ciblées qui vont plus loin que “Avez-vous cette fonctionnalité ?”.
Exemple : comment elle fonctionne, quel support est prévu, comment le succès est mesuré.
👉 Utilisez notre modèle de questions personnalisables.
4. Sélectionnez et contactez vos prestataires
Identifiez 5 à 8 fournisseurs (via HotelTechReport ou recommandations). Envoyez-leur votre RFP et laissez-leur le temps de répondre.
5. Notez et comparez les réponses
Utilisez une grille de notation pondérée : attribuez des scores à chaque réponse et calculez un total par fournisseur.
👉 Téléchargez notre matrice de comparasion.
6. Faites votre choix et préparez l’implémentation
Invitez les finalistes pour une démo, impliquez vos équipes, et finalisez la décision. Les réponses du RFP serviront ensuite de base pour l’onboarding, les KPI et les conditions contractuelles.
Exemple concret : quand le RFP fait la différence
Un groupe hôtelier de 6 établissements haut de gamme en Europe cherchait un RMS capable de gérer la tarification dynamique multi-marchés et de s’intégrer à leur PMS.
En suivant un processus RFP :
- Ils ont shortlisté 6 prestataires,
- Utilisé une grille de notation pondérée,
- Sélectionné la solution offrant le meilleur équilibre entre fonctionnalités, intégration et évolutivité.
Résultat : en six mois, ils sont passés de mises à jour manuelles des tarifs à une tarification dynamique et optimisée. Tout ça parce qu’ils ont choisi le bon partenaire, pas seulement la solution la plus tape-à-l’œil.
Pourquoi un RFP est plus important que jamais
Choisir un RMS ne se limite pas à la technologie : c’est une décision qui impacte votre stratégie commerciale, votre rentabilité et votre croissance à long terme.
Sans processus structuré, beaucoup d’hôtels finissent par surpayer des fonctionnalités inutilisées, adopter des systèmes que les équipes n’utilisent pas, ou se heurter à des problèmes d’intégration coûteux.
Prendre le temps de bien faire un RFP peut sembler fastidieux, mais c’est un investissement qui fait gagner du temps, de l’argent et de la sérénité.
C’est exactement pour ça que nous avons créé notre boîte à outils RFP RMS :
- un questionnaire personnalisable,
- une matrice de comparaison,
- et un guide pas à pas pour vous accompagner de A à Z.