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Oakwood Hospitality: de la hoja de Excel a un RMS

La implementación de nuevas tecnologías puede ser un proceso desalentador, pero para avanzar, las cosas a menudo tienen que cambiar. 

Oakwood, líder del sector de los apartamentos con servicios en Asia-Pacífico, incorporó todas sus propiedades en Japón a la aplicación ScoreBoard de Duetto para la elaboración de informes inteligentes en diciembre de 2020, justo en medio de la pandemia de COVID-19, pero también en medio de un período de rápido crecimiento de la empresa en el mercado japonés.

Oakwood estaba abriendo propiedades en Yokohama, Kioto y Tokio. Era el momento oportuno para que la empresa pasara de un proceso de revenue manual, ejecutado en hojas de Excel, a una solución más automatizada y alojada en la nube que diera poder a todos los embajadores de revenue.

"Teníamos tres nuevas propiedades hoteleras en proyecto, así que teníamos que contar con una herramienta que centralizara los informes, porque dedicamos mucho tiempo a hacerlos. Necesitábamos centrar nuestra atención en el análisis", explica Raphael Moser, Regional Revenue Manager de Oakwood Japan.

En la actualidad, Oakwood gestiona cuatro propiedades en Japón con licencia hotelera y nueve propiedades con licencia de larga estancia, con una duración mínima de 30 días. Raphael se encarga del revenue de las 13 propiedades de Oakwood. No hay revenue managers en las propiedades, sino agentes de reservas.

Beneficios inmediatos

Raphael y su equipo vieron los beneficios inmediatos de la adopción de ScoreBoard, no solo por el ahorro de tiempo en la elaboración de informes, sino también por la posibilidad de realizar forecast más precisos. Raphael utiliza ScoreBoard tanto para el forecast a corto como a largo plazo, ajustándose a los modelos de negocio de las distintas propiedades de Oakwood.

"Ahora hacemos en Duetto todo nuestro forecast y presupuestos, que antes estaban en Excel. Ha sido un valor añadido muy rápido y grande", explica Raphael.

"Hay muchos datos porque el mercado se mueve muy rápido. No se puede tomar toda la información y recopilarla en un solo lugar. Duetto nos ayuda a hacerlo. Como revenue manager, tu trabajo no es ir a recopilar todos los datos de todas partes y luego hacer un informe. Creo que eso es un mal uso del tiempo de un revenue manager. Nuestro tiempo consiste en analizar cualquier informe que se genere y luego construir una estrategia de revenue a partir de él", añadió Raphael.

Otra ventaja de la que disfruta Oakwood son los datos que llegan a través de ScoreBoard desde el sitio web de la marca, incluidos los arrepentimientos y los rechazos.

"Esto nos ayuda a ver la demanda en días concretos, si tienen muchos rechazos o muchas consultas en un día específico podemos reaccionar en consecuencia", explicó Raphael.

Los resultados

Sacar una nueva propiedad al mercado siempre es un reto, pero sacar tres nuevas propiedades al mercado en medio de las restricciones impuestas por el COVID es una prueba aún más dura. Sin embargo, el Oakwood Suites Yokohama dio un golpe de timón, terminando el año 2021 en el número dos del mercado en términos de RGI.

Como nueva propiedad, es muy impresionante", dijo Raphael.

Este éxito se está reproduciendo en otras aperturas de Oakwood en Japón. El Oakwood Hotel & Apartments Azabu, en Tokio, se inauguró en enero de 2022 y también tiene ya una buena tendencia.  

"Hemos saltado al número dos del mercado solo dos meses después de la apertura. El modelo híbrido realmente funciona. Tenemos una base de larga estancia, y luego impulsamos la corta estancia más cerca de la fecha de estancia", confirmó Raphael.

Revenue por autoservicio

Otro valor añadido de la rápida expansión de Oakwood fue que Duetto permitió al grupo escalar con rapidez y eficacia. Raphael cree que los directores generales de las propiedades deberían poder "autogestionar" ciertos elementos del revenue management, y por eso, todos los directores generales de Japón tienen ahora acceso a Duetto para poder sacar informes, forecast y presupuestos, dejando a Raphael a cargo de la parte de estrategia de revenue management.

Los equipos de ventas, el de finanzas y el de operaciones de Oakwood también utilizan Duetto, con informes especiales para Housekeeping que les ayudan a organizar las rotaciones del personal en función de la próxima ocupación. Todo ello contribuye a aumentar la eficiencia y la rentabilidad.

Resumiendo el paso de Excel a Duetto ScoreBoard, Raphael dijo: "Ahora soy mucho más rápido a la hora de obtener una visión general y clara de lo que ocurre realmente en todo el conjunto y somos mucho más flexibles con las tarifas que antes".

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Sarah McCay Tams, Director of Marketing Communications.

Sarah joined Duetto in 2015 as a contributing editor covering Europe, Middle East & Africa (EMEA). In 2017, she was promoted to Director of Content, EMEA, and in 2022 promoted to Director of Marketing Communications. An experienced B2B travel industry journalist, Sarah spent 14 years working in the Middle East, most notably as senior editor – hospitality for ITP Publishing Group in Dubai, where she headed up the editorial teams on Hotelier Middle East, Caterer Middle East and Arabian Travel News. Sarah is now based back in the UK.

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