RFP-Prozess im Hotel: Leitfaden zur Wahl des richtigen RMS | Duetto

Die Wahl eines Revenue Management Systems (RMS) gehört zu den wichtigsten Technologie-Entscheidungen, die Revenue Manager treffen können.

Die richtige Entscheidung bedeutet: präzisere Preisgestaltung, bessere Forecasts und schnelle Reaktionen auf Marktveränderungen.

Die falsche Entscheidung hingegen führt oft zu holprigen Integrationen, fehlender Transparenz bei Preisen oder geringer Akzeptanz im Team.

Wie kannst du deine Optionen also objektiv bewerten und gleichzeitig sicherstellen, dass sie zu den Zielen deines Hotels passen?

Die Antwort: Ein klar strukturierter Request for Proposal (RFP) Prozess.

Um dir diese komplexe Entscheidung zu erleichtern, haben wir einen praxisnahen Leitfaden zusammengestellt – inklusive Vorlagen, die den Prozess effizienter und transparenter machen.

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Was ist ein RFP?

Ein RFP ist ein strukturierter Auswahlprozess, mit dem Hotels Anbieter fair, vergleichbar und datenbasiert bewerten können.

Einfach gesagt: Du definierst deine Anforderungen, und die Anbieter zeigen, wie sie diese erfüllen. Ergebnis ist ein mehrstufiger Fragebogen, der Informationen mehrerer Anbieter sammelt und anschließend methodisch ausgewertet wird.

Warum du den RFP-Prozess nicht überspringen solltest

Es gibt Dutzende von RMS-Anbietern mit unterschiedlichen Preismodellen, Features und Support-Levels. Sich nur auf Verkaufsgespräche oder oberflächliche Recherchen zu verlassen, endet schnell in teuren Fehlentscheidungen.

Ein strukturierter RFP-Prozess hilft dir dabei:

• Klarheit über deine Must-haves: Vermeide den Blick auf unnötige „Nice-to-have“-Features. Ein RFP zwingt dich, Must-haves, Nice-to-haves und No-Gos klar zu definieren.
• Die richtigen Stakeholder frühzeitig einbinden: Vom Revenue Manager bis IT und Operations – wer früh involviert ist, sorgt später für höhere Akzeptanz und eine reibungslose Implementierung.
• Transparente Vergleichbarkeit: Mit einer klaren Bewertungsmatrix vergleichst du Anbieter faktenbasiert statt nach Bauchgefühl. Das minimiert Bias und Entscheidungsstress.
• Versteckte Kosten vermeiden: Im RFP fragst du gezielt nach Preismodellen, Support, Integrationen und Skalierbarkeit – und verhinderst böse Überraschungen.
• Strategische Ausrichtung sichern: Am Ende stellst du sicher, dass das RMS deine Business-Ziele unterstützt – sei es RevPAR-Steigerung, weniger manuelle Arbeit oder bessere Forecasts.

6 Schritte für einen erfolgreichen RFP-Prozess bei der RMS-Auswahl

Here’s a simple yet powerful step-by-step framework to guide your selection process:

1. Bestehendes Setup analysieren

Schau dir an, was aktuell gut läuft und wo es hakt. Gibt es Integrationslücken, ineffiziente Workflows oder fehlende Features in deinem bestehenden RMS (oder manuellen Prozessen)?

2. Anforderungen definieren

Gliedere Funktionen in Muss-, Soll- und Kann-Kriterien.
Wichtige Punkte: Integration ins PMS, Skalierbarkeit, Segment-Preise, Forecasting, Support.

3. RFP-Fragebogen erstellen

Stelle gezielte Fragen, die über „Habt ihr dieses Feature?“ hinausgehen.

Frag lieber: Wie funktioniert es? Wie wird es unterstützt? Wie messt ihr den Erfolg?

Nutze dazu unsere editierbare RFP-Vorlag.

4. Anbieter shortlist erstellen und verteilen

Wähle 5–8 Anbieter, z. B. über HotelTechReport oder Branchenempfehlungen.

Schicke den RFP raus, gib ihnen ausreichend Zeit zur Beantwortung und plane Rückfragen ein.

5. Scoring & Vergleich

Bewerte die Antworten mit einem gewichteten Punktesystem: 0–5 Punkte pro Antwort, multipliziert mit der Wichtigkeit.

Ergebnisse übersichtlich in unserer RMS-Vergleichsmatrix darstellen.

6. Finale Auswahl & Implementierungsplanung

Lade die Top-Anbieter zu Demos ein, binde dein Team ein und treffe die finale Entscheidung.
Nutze die RFP-Antworten als Grundlage für Onboarding, KPIs und Vertragsbedingungen.

Praxisbeispiel: Wie sich ein RFP-Prozess auszahlt

Eine Hotelgruppe mit sechs Luxushäusern in Europa suchte ein RMS, das dynamische Preise in verschiedenen Regionen automatisiert und ins PMS integriert.

Durch den RFP-Prozess:

• shortlisteten sie 6 Anbieter,
• nutzten eine gewichtete Bewertungsmatrix,
• entschieden sich für die Lösung mit der besten Balance aus Funktionen, Integration und Skalierbarkeit.

Das Ergebnis: Nach sechs Monaten wechselten sie von manuellen Preisupdates zu dynamischer, optimierter Preisgestaltung – weil sie den richtigen Partner wählten, nicht das lauteste Marketing.

Warum ein RFP-Prozess heute wichtiger ist denn je

Die Wahl eines RMS ist keine reine IT-Frage, sondern eine Entscheidung, die die gesamte Commercial Strategy, Profitabilität und Zukunftsfähigkeit deines Hotels prägt.

Ohne klaren RFP-Prozess zahlen Hotels oft zu viel für unnötige Features, kämpfen mit Systemen, die Teams nicht nutzen, oder scheitern an Integrationen, die Projekte verzögern oder stoppen.

Ein sauberer Prozess kostet am Anfang etwas mehr Zeit, spart dir aber langfristig Nerven, Geld und Ressourcen.

Genau deshalb haben wir das RMS RFP Toolkit entwickelt – damit du Komplexität reduzierst und eine Entscheidung triffst, hinter der du zu 100 % stehen kannst.

👉 Enthalten sind: ein editierbarer RFP-Fragebogen, eine Vergleichsmatrix sowie ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden.

Wenn du deine nächste RMS-Entscheidung fundiert, strategisch und stressfrei treffen willst: Toolkit herunterladen und loslegen.